合同如何归档？买卖合同如何归档编号，题名和责任者怎么写。还有如果2013年在A公司买了管件签订了合同，2014年又在A公司买了相同的管件，这两个合同是放在一起存档，还是按年度分开存档？...买卖合同如何归档编号，题名和责任者怎么写。还有如果2013年在A公司买了管件签订了合同，2014年又在A公司买了相同的管件，这两个合同是放在一起存档，还是按年度分开存档？展开
1、关于合同归档编号的问题，你可以按照年份、合同性质、签订日期、序列号等组成。
2、关于合同的名称与合同条款问题，这个比较的复杂，建议由法律专业人士起草修改。
3、关于合同如何存档的问题，建议按照年份分别存档，这样查找方便一些，因为供应商万万千，按照年份存档，查找方便很多。
一、合同、协议档案是一个单位全部档案的重要组成部分，它是企事业单位对外进行经营活动、对内进行人事管理的有效凭证，在维护企事业单位合法权益方面发挥着不可替代的重要作用
(一)合同协议档案反映了企事业单位对外经营活动的情况，是处理经济纠纷、切实维护自身合法权益的有效凭证。合同、协议档案在我校的经营管理工作中发挥了重要作用，例如：2001年学校对外承包食堂，在承包期未满时，承包方就以利润微薄等理由要求退出，我校根据承包协议合法的没收了承包方交纳的押金，保证了校方的利益。又如：2003年我校建设教学楼，8月份与某工程队签订了《建筑施工合同》，合同中双方商定了钢材的价格，到了年底全国钢材价格猛涨，工程队向我校提出要给予钢材价格补贴的要求，并以停工相威胁;我校根据合同据理力争，最终工程队只好按照合同的规定继续施工并如期完成了教学楼建设。
(二)合同、协议档案也是处理人事问题的依据。反映企事业单位与员工聘用情况的合同、协议档案是人事档案的重要组成部分，是单位与被聘用者之间对考核标准、聘用时间、聘用待遇的事先约定,具有法律效力。前些年企事业单位内部往往是正式员工、招聘人员、内退人员、停薪留职人员、待岗人员、临时工等多种身份的人员并存，现在我国加大了企事业单位人事制度改革，各单位在处理停薪留职、待岗、内退人员的问题时，就必须以合同、协议档案作为参考依据;在实施全员聘任工作时，就更要注重做好合同、协议的归档工作。
二、影响合同、协议归档的主要因素
(一)从业人员法律意识淡保1999年我国制定并颁布了全国统一的《合同法》，合同、协议成为了具有法律效力的有效凭证。可是有些职工不学法、不懂法、更不会用法，不懂得在市场经济下合同所具有的法律效力，不了解市场与合同的必然联系和相互依存的关系，只顾到市场承揽业务，却不去签订合同或草签合同或签了合同也不及时归档，结果遇到纠纷就没有协商与调解的依据，或者依据不足，只好“哑巴吃黄连，有苦说不出”。
(二)从业人员对归档合同和合同管理相互依存的关系缺乏认识。合同管理是合同洽谈、草拟、签订、履行、变更、中止、终止以或解除全过程的管理。合同产生在合同管理的前期阶段，在开始履行合同后，从业人员往往以为合同、协议的作用就到此为止了，忽视了合同、协议的归档工作;可是合同管理的问题大多数产生在中期和后期履行阶段，如果在履行阶段出现质量问题、经济纠纷，企业就无法利用归档合同来维护自身的合法权益。
(三)企事业单位合同归档管理制度不够完善，部分合同、协议仍处于分散状态。随着市场经济的发展和人事制度改革的推进，各企事业单位产生的合同、协议越来越多，在人们的法律意识、档案意识还不够稳固的现状下，缺乏对合同归档程序的明确规定，个别职能部门为了工作方便，签订的合同往往不顾及单位存档需要，将合同自行保管，造成分散管理。
(四)合同归档管理的信息化程度不高。很多单位签订的是纸质合同，合同归档后仍然以传统的纸质档案形式存在，没有按照现代化管理理念、应用先进的合同归档管理软件把合同以电子文件的形式归档管理。
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合同归档管理是企业管理的一项重要内容，也是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段。管理好合同归档管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得，都有积极地意义，为加强合同归档管理，避免失误，提高经济效益。
1、合同应交由企业档案管理部门进行归档，档案管理一般为法务部门或行政部门。维保稳妥，建议企业每个合同至少应留存两份原件，并分别放置两个地方独立留存。
3、合同归档之前进行扫描，留存合同电子版，做到纸质文件与电子文件的统一。日后非必须使用原件时，查询电子版本即可。
5、建立客户评价体系。每签署一份并执行完毕的合同，请客户对本企业进行评价，已收集自身企业在合作过程中的不足，并进行对应的完善改进工作。
【4】装盒。按照盒内文件不超过档案盒容量的90%的原则将几件合同档案装盒，填写档案盒内相应的内容。并编制本盒的合同档案目录
以件为单位，每一件单独建立文件夹，文件夹名称以档号命名。将以合同名称命名的电子文件放入相应的文件夹中. 独立全宗的档号标识方法：
部门档案工作最后一步，把纸质版、电子版文件移交给公司档案员，填写《档案移交清册》
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