中国目前的软件企业大多是产品和项目的混合企业，即每个企业都有一条或多条固定的产品线，根据用户的要求定制产品，每个需要定制产品由于其差异（差异可能是不同的需求或不同的团队）通常被称为项目。对于这些软件企业，项目最终成功有两个明显的标志，一个是合同完全恢复，标志着企业本身的项目目标已经实现，另一个是用户投诉在过去一年零投诉或即使投诉可以在短时间内响应，标志着用户的项目目标已经实现。

实现这两个目标并不容易，主要原因是项目的生命周期和产品周期太长，负责项目运营的市场部门和技术部门不能从头到尾只关注项目。市场部门在签订合同后可能不再关注技术部门的实施，只有在收款时才会出现。技术部门的项目团队是一个临时组织，在合同完成必要的技术工作后可能会解散。所以有很多事情要做，没有一个特殊的组织来做这些事情，一个好的项目可能会变得非常糟糕。所以这个特殊的组织是项目管理办公室。它的功能是管理每个项目，从生活到死亡。项目管理办公室需要做什么？根据项目的生命周期，包括但不限于以下内容：

   1.合同管理

   （1）正确性和准确性管理。这包括对合同原件和各种附件、协议和补充合同的管理。一份大合同不仅有很多内容，而且有很多变化，所以应该正确地记录下来。目前，合同中通常有三种媒介，纸张，CD如果与电子文档不一致，可能会引起争议。

   (2)保密性。这一点非常重要。合同复印和借阅应遵守相关规章制度。

(3)变更管理。变更后必须通知重要项目负责人。

(4)终结管理。合同执行后的相关管理。

   2、项目信息的起草与发布

   (1)项目开始。项目立项或签订合同后，一般会向各职能部门和相关领导发布项目信息。在项目管理中，通常称为项目章程的发布。包括项目名称、来源、目标、项目团队主要成员、合同号等。不同的组织和个人可能需要不同的信息，比如领导可能会关注项目的目标和合同金额。财务部门可能只关注项目资金的日期和合同号。

   (2)实施过程中的信息发布。根据项目进度，随时向项目负责人报告项目情况。这里的项目状态可能包括项目状态，如计划、成本、质量、时间等。，以及产品状态，如技术、方案、问题等。

   (3)项目收款状态报告。这是大家关心的问题，每周可能会通知主要相关人员。

   3.项目跟踪预警

   这可能是项目管理办公室的主要职能之一。它包括项目计划的索取、跟踪和跟踪结果的发布。

   （1）项目计划的要求。项目批准后，项目经理将制定项目计划，可能非常粗糙，但必须包括几个最重要的事情，即主要交付结果、里程碑、完成时间、预算成本和主要项目成员。因为这些项目有跟踪的基础。

（2）实时跟踪项目的进展情况。根据项目的紧急情况，制定跟踪周期。长期项目可每月检查一次，短期项目可每周检查一次。检查是基于项目经理、财务和客户提交的信息。检查方法主要是价值分析。

   (3)项目目超时或超支或接近此状态时，应及时通知相关人员。

   (4)在某些特殊情况下，跟踪尤为重要。例如，项目营销人员的离职、项目团队的解散、项目经理的更换以及项目从一个部门转移

到另一个部门，客户的项目经理的变更。

4、项目的考核

项目是成功了还是失败了，是赚钱了还是亏损了，亏损了多少?亏损在什么地方?可不可以给这个项目团队发奖金了?这些问题是需要通过数据来说话的。项目管理办公室从各个部门中获取数据，对这些数据进行整理和分析，然后决定项目的运行状态。项目经理一般有大致的估计，但结果可能不是很准确。如项目团队成员报销的费用的统计。在按月或者按季度发奖金的公司里，如果又与项目绩效挂钩，那么对项目的考核的作用显得格外重要。

5、项目资料的管理

一个项目从开始到终止除合同外，还包括大量的信息资料，如各种验收报告，会议纪要，变更请求书，程序，设计方案书，管理计划书，各种批示等。这些资料如何有效地保密地维护也是项目管理办公室一个很重要的职能。比如当程序发生修改后，如何记住新的版本号和原来的版本号而不至于发生混淆就比较麻烦。

6、企业项目规章制度的制订和修改

一个以项目为主的企业少不了关于项目的规章制度，也少不了修改，毫无疑问这是项目管理办公司的责任。

7、项目的总结陈述

项目管理办公室可以根据自身掌握的资料来做这一部分工作。对项目进行很好地总结，有助于同类项目的成功和提高效率，降低成本。总结陈述本来是必须做的，但现在基本上是很少做的，除非是非常大的项目。其主要原因还在于项目团队的临时性，一个项目到最后，可能会指定一个人来维护，他只参与了其中一部分工作，是不可能来做这个项目总结的。

8、协调企业内各部门的关系

一个项目至少涉及到市场，技术，财务，人力资源，采购和质量这些部门。如何保证他们之间不扯皮或者少扯皮是项目管理办公室比较艰巨的任务。

9、协调企业与外部的关系

与外部的关系主要包括与客户的关系和与第三方合作者的关系。如客户的要求，投诉与答复等。这些关系比较重要，处理不当而带来比较严重的后果。

10、企业项目信息系统的维护

企业项目信息包罗万象，可能既有内部的，也有外部的。内部的如企业关于项目的一些管理规定，企业各种项目历史信息的分类，查询，管理等。外部的包括如国家和地方政府关于项目的法律法规，行业的标准等，要做到其它部门能方便地使用这些信息。