随着项目管理理念的深入和项目管理价值的日益突出，管理层逐渐意识到项目管理将对提高企业经济效益和利润产生巨大的有利影响，越来越多的企业以项目为单位进行战略分解和任务实施。随着专业分工的完善，越来越多的跨职能项目出现在企业中。如何优化跨职能项目之间的资源组合，管理各项目的风险和进度越来越重要。为了更好地解决资源冲突，复制现有项目的成功经验，规范企业的项目管理标准，项目管理办公室（PMO）应孕而生。

为实现项目管理办公室(PMO)短期和长期的工作目标、工作范围和工作内容，使工作流程程序化，加强工作功能，使其持续运行，可以PMO设置过程分为以下四个阶段。

第一阶段：确定PMO短期和长期的目标、工作范围和内容。首先，通过调查和分析，确定组织项目管理的成熟度，了解员工对组织的期望；组织和现有项目SWOT分析，明确组织现状和愿景规划，建立PMO短期和长期目标。PMO确定组织结构PMO职能和人员。

第二阶段：按PMO实施发展计划，不断完善计划。PMO不断修改短期计划，有助于完善长期计划。建立适合组织的管理标准体系，制定和实施培训计划，提供项目指导。PMO现阶段必须能够步入正规，为组织项目管理体系提供实施前景，为第三阶段的工作提供条件。

第三阶段：健全PMO本阶段的主要工作是在第二阶段的基础上继续实施PMO的计划.并健全PMO的职能，令PMO研发成果直接给组织带来好处。研发成果包括培训计划的实施过程、管理体系的运行、阶段报告分析、阶段报告程序、项目数据管理体系、项目管理软件、工具、技术、手段的开发和参考。

第四阶段：强化PMO工作功能，并使其持续运行。这一阶段的工作是继续加强PMO 的工作职能不断提高PMO扩大工作范围，优化项目管理活动，在各种持续工作中提供指导，为组织提供各种支持。

PMO是实践、流程、运营形式和标准化部门，是提高组织管理成熟度的核心部门，根据行业最佳实践和公认的项目管理知识体系，结合企业自身的业务和行业特点，定制项目管理流程、培训项目经理团队、建立项目管理信息系统、项目咨询指导、多项目管理等，确保项目成功率和组织战略的有效实施。